電子カルテ導入をご検討の方へ
Electronic Medical Record
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導入までのステップ
Step1 ペーパーレスにこだわりすぎない
これを言うと「えっ、電子カルテを導入するのに・・・なんで？？」と不思議がられますが、一番大切なポイントです。
電子カルテを導入することによって、診療の効率化、サービスレベルの向上といった「業務改善」が望まれるわけですが、完全ペーパーレスにこだわりすぎると逆に不便になってしまい、本来の目的から大きく逸脱しまう可能性があります。
何のために電子カルテを導入するのか良く考えて、「電子カルテ導入が目的」ではなく、電子カルテ導入による「業務の効率化・省力化が目的」であることを常に肝に銘じておくことです。
紙媒体ならではのメリットもありますから、電子カルテを活用するにあたって、場面によってはメモや連絡票、チェックリストなどの紙媒体を活用するなど、無理のない運営をおこなうことが大切です。
Step2 スタッフのコンセンサスをいかに得るか
スタッフが導入に前向きになることが成功への最大の秘訣です。
あくまでも「業務の効率化、省力化のツールとして電子カルテを導入」するという意気込みで取り組まなければ成功しません。 各種帳票類の見直し、業務フローの改善などを考える良いきっかけでもありますので、一方的に押しつけずにスタッフが一丸となって業務改善に取り組む雰囲気づくりが大切です。また電子カルテと組み合わせる各種システムの導入も大幅な効率化・省力化につながるケースもあります。
まずは電子カルテを運用している施設をスタッフと共に見学にいくことをお勧めします。当社では医新会グループ各施設での見学を無償で受け入れていますので、ご相談ください。
Step3 充分な準備期間と導入後の見直しも必要
どんなに優れた製品でも、買ってきたらすぐに使えるといった甘いものではありません。
使用薬剤のリストアップ、頻用処方のセット化、頻用病名のセット登録など、自分の診療内容を見直しながら、充分な時間をとって導入準備をすすめることが必要です。
導入後もセット登録やテンプレートの内容を見直して、より使いやすいものに仕上げていくことが快適な診療につながります。
Step4 結構お金がかかります。維持費用も考慮してください。
電子カルテ導入には結構コストがかかります。上手に使えば人件費コストが削減できて、経営的に有利なツールにもなり得ますが、便利になる反面、それなりのコストは覚悟しておいた方がいいでしょう。
初期導入費用はもちろん、システムを維持していくのにもそれなりの費用がかかります。購入時には初期導入費用だけでなく、維持費用についても十分に検討するようにしてください。
Step5 パソコンは消耗品と割り切るべき
パソコンは脆弱なものです。HDDのクラッシュ、電源部の不調、メモリトラブルなどの故障や原因不明のエラーなどがある日突然やってくることは覚悟せねばなりません。パソコン端末の平均的な安定稼働の寿命は３～５年程度。強固なサーバーでも５～７年ぐらいを一つの目安にすべきでしょう。
Step6 システムダウンに備えよう
どんなに優れた設計で作られたシステムでも、予期せぬトラブルや動作不良でシステムダウンがあり得ることは覚悟せねばなりません。ランサムウエアや各種ウイルスなどに備えたセキュリティ対策も重要です。バックアップをとることはいうまでもなく、サーバーの二重化、予備端末の設置、HUBなどの故障に備えた予備部品のストックなども用意しておくべきでしょう。
あってはならぬことですが、万が一のシステムダウンですぐに復旧できなかったことを想定し、手計算や手書きでも、会計や処方箋発行をおこなえるように訓練しておくことも推奨されています。厚労省より通達された「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン（第6版）」においても、各医療機関において「サイバー攻撃を想定した事業継続計画(BCP)を令和6年度中に策定すること」が求められています。
Step7 マスタ設定が重要
導入時の一番重要な作業です。
「よく使っている薬の種類・処方セットの組み合わせ内容を書き出す作業」や、「日頃よく使うシェーマのハンコ・帳票類などを用意して、電子カルテでも使える画像ファイルにする作業」をしっかりしておくと導入がスムーズになります。
マスタは、よく使う病名、検査、処方薬の一覧、検査セット・処方セットなどを使いやすいように整理して作り上げていきます。C-Note＆REMORAを導入される場合は、よくある診察パターンを「病名、SOAP記載(所見・患者への説明文等の下書き)、オーダー（検査・処置、処方）」をひとまとめにできるショートパスとして登録しておくと「診察＆カルテ記載」がとても早くて楽になります。
眼科の場合は、基本セット、右眼セット、左眼セット、両眼セット、頻用追加セット、手術セットと区分けして、よくある診察パターンをセット化しておくとクリニカルパス的にスタッフも対応しやすいので、大幅な効率化を実現することができます。
セットは運用スタートしてからも日々見直していくことで、さらに便利な電子カルテとなっていきます。
電子カルテの選び方
クラウド型 VS オンプレミス型
電子カルテには大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の二種類があります。
| クラウド版 | オンプレミス版 | |
|---|---|---|
| データ保管場所 | 事業者の共有クラウドサーバーを利用（インターネット経由） | 自院内に専用サーバーでデータの保存・管理をおこなう |
| 初期費用 | 比較的安価サーバーが不要 | 高額サーバーが高価 |
| ランニングコスト | システム利用料＋保守費用5～7年おきのPC端末機器等の更新費用 | 保守費用のみ5～7年おきのサーバー＆PC端末機器等の更新費用 |
| カスタマイズ性 | 低い標準機能のみ | 高い独自の運用にあわせやすい |
| 速度 | インターネット通信状況、複数施設のサーバーへの集中アクセス等により極端に速度が低下することあり （複数枚の高解像度画像データや動画の保存・参照は不向き） |
自院内の専用サーバーなので処理が超高速で診療を妨げない （高解像度画像データや手術動画等の保存・閲覧がスムーズ） |
| バージョンアップ | 事業者側で共有クラウドサーバーの更新のみ。自院側での対応なし。 | リモート保守回線もしくは現地対応での個別作業が必要。 |
| 医療機器との連携（画像・検査データ取り込み） | 院内の中継サーバーもしくは別製品のファイリングシステムの導入が必要。（※自社製品でない場合は別々に操作が必要なケースが多い） | ファイリングシステムとのスムーズな相互連携（※自社製品の場合はシームレスに連動して閲覧・操作ができる） |
| セキュリティ （メリット） |
サーバー管理は不要 災害時にクラウドサーバーにデータが残る |
外部ネットワークから物理的に分離できる |
| セキュリティ （物理・運用リスク） |
通信経路（インターネット）の脆弱性、ログインID・パスワードの流出での不正アクセス | サーバーの物理的破損（故障・災害） |
| セキュリティ （ランサムウエア、サイバー攻撃、ウイルス感染） |
共有サーバーを狙うと複数施設に被害額を与えられるので標的となりやすいが、その分、業者側でセキュリティ対策が高度におこなわれている | 小規模施設ではセキュリティ対策が不十分なケースが多い。院内端末でのUSBメモリの使用、リモート保守回線からの攻撃などは要注意 |
眼科診療においては…
- 前眼部写真、眼底写真、OCT、視野検査等の高解像度画像が多く、過去画像を含めて複数枚を同時比較したりすることが多いので、保存・閲覧時のレスポンスの悪さは診療に影響しがち。
- SOAP記載のみの電子カルテだと、すべての各種検査データや画像をそこに収めるとのは現実的ではない。（画面構成上、検査データの詳細、経時的な過去データとの比較には適していない）
という点があります。
クラウド型の場合は検査器機との接続、検査データ・画像データの自動取り込みがほとんど対応できないので、クラウド型電子カルテの場合でも「オンプレミス型の眼科用ファイリングシステムとの組み合わせ」が必要不可欠です。
予算別 推奨システム構成
※眼科診療所（1～2診体制の場合）
予算1,500～2,000万以上
プランA 至高の電子カルテ＆ファイリングシステム
診療記事記載システムC-Note＆眼科用ファイリングシステムClaio（ファインデックス社）
※レセコン＆オーダリング機能にREMORA4と日医標準レセプトが組み込まれます。
紙カルテ同様の柔軟性 オンプレミス型フルシステム＋クラウドバックアップの最高峰システム
C-Noteを主軸とした電子カルテシステムは最も高機能な最高峰の眼科用カルテシステムです。
診療に関する全過程を画像や検査データを含めて紙カルテ同様の2号用紙に柔軟に記載・貼付・注記ができるので、過去の経過把握や当日のいきさつなど、SOAP記載だけでは補えない部分をカバーできるため、「紙カルテからの移行に最適なシステム」で、大学病院や研修指定施設などの診療録記載システムとしても優れています。
高速作動するオンプレミス型でありながら、クラウドに「PDF形式のカルテ」を自動バックアップするオプションを付加することで、万が一の災害などでのシステム障害のリスクや、カルテの外部からの参照にも対応できます。
■ 詳細は下記をご覧ください。
■ 手術をおこなう施設では下記システムの導入を推奨します（予算200万～）
■ 下記オプションもご検討ください。
予算1,000万~
プランB 予算を抑えるクラウド型＋ファイリングシステム
電子カルテREMORAクラウド（ファインデックス社）＆眼科用ファイリングシステムClaio（ファインデックス社）
クラウド型 SOAP記載 自社製品電子カルテ ＆ オンプレミス型ファイリングシステム
病院施設などでSOAP記載のみの電子カルテでの診療に慣れた方に推奨されるシステム構成です。
SOAP記載とレセコン＆オーダリング機能部分はクラウドで稼動。検査・画像データ保存・参照はオンプレミスで稼動することにより、それぞれのメリットを活かし、予算を抑えたシステム構成が可能です。
デュアルあるいはトリプルモニター構成で、メインモニターは「電子カルテSOAP記載＆オーダー」、サブモニターには「ファイリングシステムでの画像一覧参照＆取り込み、検査データ表示(グラフ表示も可能)」を湖のみのレイアウトで表示することにより、診療の効率化をはかることができます。
自社製品同士の組み合わせにより、相互の連携がシームレスで操作性がよく、連携もスムーズです。
REMORAクラウドには診断書等文書作成システム「DocuMaker Cloud（※生命保険協会認定）」が標準搭載されています。
1分で分かるREMORA Cloud
予算800万~
プランC 予算を抑える他社製品＋ファイリングシステム
クラウド型 眼科専用電子カルテCLIPLA Eye（クリプラ社）＆眼科用ファイリングシステムClaio（ファインデックス社）
他社 眼科専用電子カルテ ＆ オンプレミス型ファイリングシステム
病院施設などでSOAP記載のみの電子カルテでの診療に慣れた方に推奨されるシステム構成です。
CLIPLA Eyeは低予算でのスタートが可能な眼科専用電子カルテで、汎用のクラウド型電子カルテに比べて電子カルテ本体に眼科用に適した機能が搭載されています。
CLIPLA Eyeは画像ファイリングシステムと組み合わせて使用します。連携できる安価なファイリングシステムもいくつかありますが、眼科用ファイリングシステムClaioを組み合わせることで他社製品にない快適で便利な操作性と付加機能をもたせることができます。
例えば操作面ではスリットでの前眼部撮影の便利さ（スリットテーブル連動での撮影画面の自動起動・自動終了、フットペダルでの静止画＆動画取り込み、左右眼ラベルの自動入力など）、機能面では視野検査のMD・PSDスロープと画像一覧表示、MiEr画像鮮明化システムとの組み合わせ、手術動画の一括管理、CLIPLA Eyeにはない斜視検査その他の豊富な検査テンプレートや履歴表示など、毎日の診療の効率化、利便性、今後の発展性に大きな違いが生じること、何よりも眼科領域での大きなシェアと導入実績の多さで、他メーカー製品で不可能であった検査器機との接続や自動取り込みなど、いろいろな面での違いとメリットがあります。
【参考記事】 眼科向け電子カルテ『CLIPLA Eye』と ファインデックスの画像ファイリングシステム『Claio（クライオ）』が連携を開始！（MTIホームページへ）
■ この構成でも下記システムとの連動は可能です。
予算500万~
プランD 最も低予算＋ファイリングシステム
M3 DigiKar（エムスリーデジカル株式会社）＆眼科用ファイリングシステムClaio（ファインデックス社）
汎用クラウド型電子カルテ ＆ オンプレミス型ファイリングシステム
予算をできるだけ抑えたい場合の選択肢です。M3デジカルは汎用カルテであるため、それ単体では矯正視力検査の結果や、眼圧等を入力するのに適切なテンプレートがないため、眼科診療には向いていませんが、それらの入力・参照を眼科用ファイリングシステムClaioでおこない、必要に応じてコピー＆ペーストする運用で割り切ることで、眼科診療がスムーズにおこなえます。
■ この構成でも下記システムとの連動は可能です。