Step1　ペーパーレスにこだわりすぎない

これを言うと「えっ、電子カルテを導入するのに・・・なんで？？」と不思議がられますが、一番大切なポイントです。
電子カルテを導入することによって、診療の効率化、サービスレベルの向上といった「業務改善」が望まれるわけですが、完全ペーパーレスにこだわりすぎると逆に不便になってしまい、本来の目的から大きく逸脱しまう可能性があります。
何のために電子カルテを導入するのか良く考えて、「電子カルテ導入が目的」ではなく、電子カルテ導入による「業務の効率化・省力化が目的」であることを常に肝に銘じておくことです。
紙媒体ならではのメリットもありますから、電子カルテを活用するにあたって、場面によってはメモや連絡票、チェックリストなどの紙媒体を活用するなど、無理のない運営をおこなうことが大切です。

Step2　スタッフのコンセンサスをいかに得るか

スタッフが導入に前向きになることが成功への最大の秘訣です。
あくまでも「業務の効率化、省力化のツールとして電子カルテを導入」するという意気込みで取り組まなければ成功しません。 各種帳票類の見直し、業務フローの改善などを考える良いきっかけでもありますので、一方的に押しつけずにスタッフが一丸となって業務改善に取り組む雰囲気づくりが大切です。また電子カルテと組み合わせる各種システムの導入も大幅な効率化・省力化につながるケースもあります。

まずは電子カルテを運用している施設をスタッフと共に見学にいくことをお勧めします。当社では医新会グループ各施設での見学を無償で受け入れていますので、ご相談ください。

Step3　充分な準備期間と導入後の見直しも必要

どんなに優れた製品でも、買ってきたらすぐに使えるといった甘いものではありません。
使用薬剤のリストアップ、頻用処方のセット化、頻用病名のセット登録など、自分の診療内容を見直しながら、充分な時間をとって導入準備をすすめることが必要です。
導入後もセット登録やテンプレートの内容を見直して、より使いやすいものに仕上げていくことが快適な診療につながります。

Step4　結構お金がかかります。維持費用も考慮してください。

電子カルテ導入には結構コストがかかります。上手に使えば人件費コストが削減できて、経営的に有利なツールにもなり得ますが、便利になる反面、それなりのコストは覚悟しておいた方がいいでしょう。
初期導入費用はもちろん、システムを維持していくのにもそれなりの費用がかかります。購入時には初期導入費用だけでなく、維持費用についても十分に検討するようにしてください。

Step5　パソコンは消耗品と割り切るべき

パソコンは脆弱なものです。HDDのクラッシュ、電源部の不調、メモリトラブルなどの故障や原因不明のエラーなどがある日突然やってくることは覚悟せねばなりません。パソコン端末の平均的な安定稼働の寿命は３～５年程度。強固なサーバーでも５～７年ぐらいを一つの目安にすべきでしょう。

Step6　システムダウンに備えよう

どんなに優れた設計で作られたシステムでも、予期せぬトラブルや動作不良でシステムダウンがあり得ることは覚悟せねばなりません。ランサムウエアや各種ウイルスなどに備えたセキュリティ対策も重要です。バックアップをとることはいうまでもなく、サーバーの二重化、予備端末の設置、HUBなどの故障に備えた予備部品のストックなども用意しておくべきでしょう。
あってはならぬことですが、万が一のシステムダウンですぐに復旧できなかったことを想定し、手計算や手書きでも、会計や処方箋発行をおこなえるように訓練しておくことも推奨されています。厚労省より通達された「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン（第6版）」においても、各医療機関において「サイバー攻撃を想定した事業継続計画(BCP)を令和6年度中に策定すること」が求められています。

Step7　マスタ設定が重要

導入時の一番重要な作業です。
「よく使っている薬の種類・処方セットの組み合わせ内容を書き出す作業」や、「日頃よく使うシェーマのハンコ・帳票類などを用意して、電子カルテでも使える画像ファイルにする作業」をしっかりしておくと導入がスムーズになります。
マスタは、よく使う病名、検査、処方薬の一覧、検査セット・処方セットなどを使いやすいように整理して作り上げていきます。C-Note＆REMORAを導入される場合は、よくある診察パターンを「病名、SOAP記載(所見・患者への説明文等の下書き)、オーダー（検査・処置、処方）」をひとまとめにできるショートパスとして登録しておくと「診察＆カルテ記載」がとても早くて楽になります。
眼科の場合は、基本セット、右眼セット、左眼セット、両眼セット、頻用追加セット、手術セットと区分けして、よくある診察パターンをセット化しておくとクリニカルパス的にスタッフも対応しやすいので、大幅な効率化を実現することができます。
セットは運用スタートしてからも日々見直していくことで、さらに便利な電子カルテとなっていきます。

番外編　クラウド型　VS　オンプレミス型

電子カルテには「クラウド型」と「オンプレミス型」の二種類があります。

「クラウド型」の電子カルテ
サーバーを自院に設置せず、クラウド上の共用サーバーでデータの保存・管理をおこなう
＜メリット＞
●院内にサーバーの設置が不要で初期費用を大きく抑えられる
●バージョンアップやバックアップが共用サーバーでおこなわれるためユーザーの関与(立会など)がほぼ皆無
●医院が火災・津波等で消失してもクラウドに診療録は残る
＜デメリット＞
▲高解像度画像や検査データを全てクラウドで保存・処理する方式だと処理速度が極端に遅くなる
▲一つのクラウドサーバーに多数のクリニックが接続されているので集中アクセスでの速度低下やセキュリティの懸念

「オンプレミス型」の電子カルテ
自院内に専用サーバーでデータの保存・管理をおこなう。
＜メリット＞
●自院内の専用サーバーなので処理が超高速
●より高度な医療機器との連携ができる
●セキュリティ強度が高い
＜デメリット＞
▲院内に専用サーバーやネットワークシステムを全て揃える必要があるため初期費用が高額
▲サーバーメンテナンスもクリニックごとに対応しないといけないので維持費用も高額
▲外部にバックアップをとらないと火災・津波等で全データ消失の危険あり

近年、初期費用の安さもありクラウド型がシェアを伸ばしていますが、クラウド型は一般内科や外科での「Drだけが文字のSOAP記載が主体で、たまにシェーマが入る程度」「レセコン部分がクラウド(WebORCA)」の運用であれば、ほぼレスポンスには問題ありません。こういった運用であれば一つのサーバーに複数のクリニックが集中アクセスしても使用感は問題ないレベルとなりますが、眼科においては各種検査器機からの複数データ、高解像度画像データも複数枚、時に動画もある、検査員の入力、Drの閲覧・入力が、出たり入ったりとワークフローも複雑で、超高速なシステム環境が要求されます。

我々もかなり前からクラウド型の研究・開発はおこなっていますが、例えネットワーク速度が10GBの光ファイバー回線や5Gの通信環境を使ったとしても、クラウド上サーバーまでにいくつもの拠点を経て検査器機からの検査データや高解像度画像の転送をおこなうにはレスポンスが悪く、ひとつのカルテを開くのに10数秒以上、OCT画像を複数枚あげるだけで数分かかるといった現象も生じがちのため、現時点で「全てをクラウドにする」というのはまったく推奨していません。

実際、某社がクラウド型眼科用電子カルテの商品を販売はじめていますが、そのレスポンスの遅さは「使えば使うほど日々遅くなっていき使い物にならない」というユーザーから、当社に乗換えのご相談を複数いただいている(2024年7月現在)ということをこの場に記しておきます。

現段階で理想的なシナリオは
●高解像度画像や複数の検査器機データを扱う眼科ではオンプレミス型のシステムを使う方がはるかに効率的で快適
●レセプト処理がWebORCAとなりクラウド化されておりレスポンスにも全く問題ないので「オーダリング＆レセコン部分だけをクラウド化した電子カルテ」はむしろ推奨（WebORCAが点数改正などにリアルタイム対応）
●バックアップは自院内およびクラウドの両方におこなう
●クラウドのバックアップデータは災害時などでも暗号化PDFファイルとしてカルテ参照できるのが理想的
（このデータはそのまま政府が進める標準化電子カルテへのコンバートが可能。自宅や分院等でのカルテ参照にも利用可）
となります。

ファインデックス社が現在提供しているシステムは
●Claio眼科パッケージ＆C-Noteはオンプレミスで超高速なシステム
●レセコン＆オーダリング部分はWebORCA＆REMORAでクラウド運用を組み合わせ
●バックアップは自院内とクラウド上の両方におこなえる
●災害時等に役立つクライド上の暗号化PDFファイルとしてのカルテ参照が可能
と、クラウド型とオンプレミス型の良いところだけをそれぞれ活かしたミックス型です。

何故このようにしているのか、こうすることが必要なのか、過去25年間にわたり電子カルテと関わってきた当社CEOのこだわりということを御理解ください。もちろん、今後は器機や技術の進歩により、もっとクラウド型に寄っていく方向になることは考えられますが、少なくともあと5～10年は現在の方法がベストであることは間違いありません。

今回、電子カルテを導入される先生方、その頃にはシステム更新となる時期ですので、そのときに使い勝手には影響なくスムーズにシステム移行していくお手伝いをお約束いたします。それは私どもの自院グループ8医院の問題でもあるので、理想的なシナリオに持って行けるように最大限努力するというわけです。